Clube contrata empresa para fazer gestão documental do seu arquivo

O Iate Clube de Brasília contratou uma empresa especializada para realizar a gestão documental e o tratamento arquivístico de todo o acervo. Os trabalhos iniciaram nesta semana e devem durar, aproximadamente, seis meses.

A empresa SOS Docs, contratada para a realização dos serviços, veio ao Clube para conhecer os tipos de arquivos que estão armazenados desde a fundação do Iate. “O que encontramos foi um arquivo em bom estado de conservação, mas que necessita da aplicação de instrumentos de gestão e métodos de organização do acervo”, comenta Alef Batista, gerente de projetos da empresa. 

A partir deste diagnóstico, as próximas fases do trabalho incluem a análise das tipologias documentais do Iate, a elaboração de plano de classificação da tabela de temporalidade de guarda de documentos, o projeto de gestão documental, o mapa de fluxo e os respectivos manuais.

Ao final, será realizado um treinamento com os colaboradores no sentido de capacitá-los para realizar a organização e a guarda documental. Além disso, serão repassadas informações sobre transparência e conservação, produção dos documentos, arquivamento, levantamento e classificação dos tipos documentais e manual sobre trabalhos em arquivo, entre outros. 

“O Iate possui um vasto patrimônio documental pelo qual devemos zelar. São documentos que, além de exigirem um prazo legal de guarda, remontam à criação do Clube e contam a história da Instituição. Por isso, devem estar sempre à disposição para eventuais consultas e guardados em locais seguros. Vale ressaltar, ainda, a grande importância da preservação dos dados pessoais e corporativos”, afirma Luciane Zanella, Diretora Administrativa e de Recursos Humanos.